Datenschutzerklärung

1 · Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
OMSW Verwaltungsgesellschaft mbH
Sybelstraße 31, 10629 Berlin, Deutschland
Vertreten durch: Maximilian Prinz zu Sayn-Wittgenstein-Berleburg
E-Mail: contact@omsw.co

2 · Zweck dieses Portals

Über dieses Portal (sign.omsw.co) bereiten wir Dokumente zur elektronischen Unterschrift vor und lassen sie von den jeweils Beteiligten unterzeichnen. Verarbeitet werden ausschließlich Daten, die zur Abwicklung dieses Unterschriftsvorgangs erforderlich sind.

3 · Verarbeitete Daten beim Unterschriftsvorgang

Im Rahmen der Vorbereitung, Zustellung und Unterzeichnung verarbeiten wir:

• Name und E-Mail-Adresse der Unterzeichner und ggf. mitinformierter Empfänger,
• das hochgeladene Dokument und Ihre elektronische Unterschrift (Grafik),
• zur Nachweissicherung: Zeitpunkt der Unterzeichnung, IP-Adresse und verwendetes Gerät (Browser-Kennung),
• bei aktivierter SMS-Bestätigung: Ihre Mobilfunknummer und der Versand eines Einmal-Codes,
• bei interner Freigabe: Name, E-Mail und Anmerkungen der freigebenden Stelle.

Ortsangabe (freiwillig): Enthält ein Dokument ein Feld „Ort", können Sie diesen selbst eintragen oder von Ihrem Gerät bestimmen lassen. Nur wenn Sie das ausdrücklich auswählen und Ihr Browser den Standort freigibt, werden die Koordinaten einmalig an unseren Server übermittelt und dort mit einem lokal gespeicherten Ortsverzeichnis in einen Ortsnamen übersetzt. Die Koordinaten werden dabei nicht gespeichert und nicht an Dritte übermittelt; es wird kein externer Kartendienst eingebunden. Im Dokument erscheint ausschließlich der Ortsname, den Sie vor dem Unterschreiben sehen und jederzeit ändern können. Verweigern Sie die Standortfreigabe, tragen Sie den Ort einfach selbst ein – ein Nachteil entsteht Ihnen daraus nicht.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung bzw. Anbahnung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an der Beweissicherung der Unterschrift (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Unterschrift ist eine elektronische Signatur im Sinne der eIDAS-Verordnung.

Signaturprotokoll: Dem fertig unterzeichneten Dokument wird ein Protokoll als zusätzliche Seite angehängt. Es dokumentiert die Beteiligten sowie den zeitlichen Ablauf des Vorgangs – einschließlich Zeitpunkt der Unterzeichnung, IP-Adresse und gegebenenfalls erfolgter SMS-Bestätigung. Dieses Protokoll erhalten alle Beteiligten zusammen mit dem Dokument. Das Gesamtdokument wird anschließend kryptografisch versiegelt (PAdES-Signatur und SHA-256-Prüfsumme), sodass nachträgliche Änderungen erkennbar sind.

4 · Adressbuch und hinterlegte Unterschrift

Angemeldete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unseres Hauses können im Portal zwei zusätzliche Funktionen nutzen:

• Adressbuch: Kontaktdaten wiederkehrender Unterzeichner (Name, E-Mail-Adresse, optional Mobilnummer, Rolle sowie eine interne Notiz, z. B. das betroffene Objekt) können gespeichert werden, um sie bei weiteren Dokumenten erneut auszuwählen. Die Speicherung erfolgt nur auf ausdrückliche Auswahl im Einzelfall, nicht automatisch. Jeder Nutzer sieht ausschließlich die von ihm selbst angelegten Kontakte; Voll-Administratoren haben Zugriff auf alle Einträge. Kontakte können jederzeit im Portal bearbeitet und gelöscht werden.
• Hinterlegte Unterschrift: Nutzer können ihre eigene Unterschrift als Grafik hinterlegen, um eigene Dokumente ohne erneutes Zeichnen zu unterschreiben. Sie wird ausschließlich dem eigenen Benutzerkonto zugeordnet, nur bei übereinstimmender E-Mail-Adresse und bestehender Anmeldung angeboten und kann jederzeit entfernt werden.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Vertragsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. die Vertragsanbahnung und -durchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte findet nicht statt.

5 · Auftragsverarbeiter & Dienste

• Hosting: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Server in Deutschland (EU); Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO.
• E-Mail-Versand: Resend (Einladungs-, Anmelde- und Bestätigungsmails).
• SMS-Bestätigung (optional): seven.io (deutscher Anbieter), nur wenn für ein Dokument aktiviert.

6 · Hosting & Server-Logfiles

Beim Aufruf des Portals erhebt der Hoster automatisch Informationen in Server-Logfiles (gekürzte IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, abgerufene Datei, Browser/Betriebssystem, Referrer-URL) auf Grundlage des berechtigten Interesses an einer sicheren, stabilen Bereitstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

7 · Cookies & Tracking

Dieses Portal setzt nur ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie zur Anmeldung. Es werden keine Tracking- oder Marketing-Cookies, keine Webanalyse und keine Social-Media-Plugins eingesetzt. Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.

8 · Speicherdauer

Dokumente, Unterschriften und Protokolldaten werden für die Dauer der Vertragsabwicklung und im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert und anschließend gelöscht. Server-Logfiles werden nur kurz vorgehalten. Adressbuch-Kontakte und hinterlegte Unterschriften (Abschnitt 4) werden gespeichert, bis sie im Portal gelöscht werden oder der Zugang des jeweiligen Nutzers entfällt.

9 · SSL-/TLS-Verschlüsselung

Dieses Portal nutzt durchgehend eine SSL-/TLS-Verschlüsselung (erkennbar an „https://").

10 · Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen die Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Zur Ausübung genügt eine E-Mail an contact@omsw.co.

11 · Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, www.datenschutz-berlin.de.

12 · Aktualität

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht. Stand: Juli 2026.

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